Meldebestand berechnen: nie mehr ohne deine Bestseller

Der Meldebestand ist der Bestand, bei dem du nachbestellst, damit neue Ware ankommt, bevor das Regal leer ist. So kannst du den Meldebestand berechnen: durchschnittlicher Tagesabsatz × Lieferzeit in Tagen + Sicherheitsbestand. Angenommen, du verkaufst 3 Paar einer Stiefelette pro Tag, dein Lieferant braucht 5 Tage und du hältst 6 Paar als Puffer: Dann bestellst du nach, sobald nur noch 21 Paar da sind.

Dieser Leitfaden zeigt, wie du jede dieser Zahlen für deinen Laden ermittelst, ob du Schuhe, Mode, Geschenkartikel oder das Randsortiment einer Apotheke verkaufst, mit Rechenbeispielen, die du direkt in eine Tabelle übernehmen kannst.

Was ist der Meldebestand?

Vier Begriffe erledigen fast die ganze Arbeit:

Beispielzahlen für eine Stiefelette, die sich besonders gut verkauft.

Die Idee dahinter: Während du auf die Lieferung wartest, verkaufst du weiter. Der Meldebestand sorgt dafür, dass der Rest im Regal die Wartezeit abdeckt, mit etwas Reserve, falls die Wartezeit länger oder die Nachfrage höher ausfällt als sonst.

Oft hört man dafür auch „Mindestbestand“. Genau genommen meint der Mindestbestand aber den Sicherheitsbestand, also den Puffer, der möglichst unangetastet bleiben soll. Der Meldebestand liegt darüber.

Eine verwandte Zahl, die Reichweite, sagt dir, wie lange dein aktueller Bestand hält: Bestand ÷ Tagesabsatz. Mit 8 Paar im Laden und 3 verkauften pro Tag hast du etwa 2,7 Tage Reichweite. Ist das kürzer als deine Lieferzeit, ist das Regal leer, bevor eine neue Bestellung ankommen kann.

Warum gehen Bestseller zuerst aus?

Klingt selbstverständlich, verändert aber, worauf du achtest:

• Sie drehen am schnellsten, deshalb trifft sie jede Lücke zwischen zwei Kontrollen am härtesten. Ein Langsamdreher kann einen Monat ungeprüft liegen; ein Bestseller geht in einer Woche von „genug da“ auf „noch zwei“.
• Nachbestellt wird nach Augenmaß. Wer bestellt, wenn ein Regal „leer aussieht“, bestellt Schnelldreher zu spät und Langsamdreher zu früh.
• Die Nachfrage ist nicht gleichmäßig. Das Wochenende nach dem Zahltag, die erste kalte Woche, ein Markt in deiner Straße oder der Ferienbeginn treiben den Absatz genau dann hoch, wenn du am wenigsten Zeit zum Prüfen hast.
• Varianten verstecken Lücken. Ein Schuh in sechs Größen kann gut bestückt aussehen, während die zwei Größen, nach denen alle fragen, längst weg sind.

Ein ausverkaufter Bestseller kostet dich den Verkauf und manchmal auch Kundschaft, die dann woanders fündig wird. Deshalb lohnt sich die folgende Rechnung vor allem für deine wichtigsten Artikel.

Schritt 1: Ermittle deinen Tagesabsatz

Nimm die verkauften Stück aus einem aktuellen Zeitraum und teile sie durch die Tage, an denen der Artikel tatsächlich verfügbar war.

Rechenbeispiel. In den letzten vier Wochen war der Laden 24 Tage geöffnet und hat 60 Paar einer braunen Stiefelette verkauft. An 4 dieser Tage war sie aber ausverkauft. Der echte Tagesabsatz liegt bei 60 ÷ 20 = 3 Paar, nicht bei 60 ÷ 24 = 2,5. Mit der niedrigeren Zahl wäre der Meldebestand zu niedrig, und die Stiefelette wäre bald wieder ausverkauft.

Ein paar Faustregeln:

• Nimm für gleichmäßig laufende Artikel die letzten vier Wochen, für saisonale den gleichen Zeitraum im Vorjahr.
• Zähl nur Öffnungstage.
• Lass einmalige Spitzen (etwa eine einzelne Großbestellung einer Schule) aus dem Durchschnitt heraus und plane sie separat.

Schritt 2: Finde deine echte Lieferzeit

Die Lieferzeit, die dein Lieferant nennt, ist nur ein Teil der Wartezeit. Deine echte Lieferzeit (Fachbegriff: Wiederbeschaffungszeit) reicht von der Entscheidung zu bestellen bis zur Ware im Regal:

1. Die Zeit, bis die Bestellung tatsächlich rausgeht.
2. Bearbeitungs- und Lieferzeit des Lieferanten.
3. Die Zeit zum Prüfen, Auszeichnen und Einräumen.

Rechenbeispiel. Der Lieferant verspricht 3 Tage. Du schickst Bestellungen abends, sie werden also am nächsten Tag bearbeitet; die Lieferung kommt am späten Nachmittag, und du packst am folgenden Morgen aus und zeichnest aus. Deine realistische Lieferzeit: 1 + 3 + 1 = 5 Tage.

Bestellst du nur an einem festen Wochentag, rechne den Bestellrhythmus dazu: Setz in der Formel Lieferzeit + 7 Tage ein. Ein Artikel, der am Tag nach dem Bestelltag unter den Meldebestand fällt, muss bis zum nächsten Bestelltag reichen.

Schritt 3: Leg den Sicherheitsbestand fest

Der Sicherheitsbestand ist der Puffer für Tage mit überdurchschnittlichem Absatz und für verspätete Lieferungen. Es gibt zwei einfache Wege, ihn festzulegen.

Der schnelle Weg: ein paar Tage Absatz. Halte ein bis drei Tage durchschnittlichen Absatz als Puffer, mehr bei Lieferanten, auf die weniger Verlass ist. Bei 3 Paar pro Tag sind zwei Tage 6 Paar.

Der genauere Weg: die Maximum-Durchschnitt-Methode. Nimm deinen realistisch stärksten Tag und deine realistisch längste Lieferzeit:

Sicherheitsbestand = (maximaler Tagesabsatz × maximale Lieferzeit) − (durchschnittlicher Tagesabsatz × durchschnittliche Lieferzeit)

Rechenbeispiel. An starken Tagen gehen 4 Paar über den Ladentisch, und die langsamste Lieferung der letzten Zeit hat 7 Tage gedauert. (4 × 7) − (3 × 5) = 28 − 15 = 13 Paar.

Der genauere Weg schützt besser, bindet aber mehr Geld. Für die meisten Artikel in einem kleinen Laden ist der schnelle Weg ein guter Start. Den genaueren hebst du dir für die Handvoll Artikel auf, ohne die es wirklich nicht geht.

Schritt 4: Den Meldebestand berechnen

Meldebestand = durchschnittlicher Tagesabsatz × Lieferzeit + Sicherheitsbestand

Rechenbeispiel. 3 Paar pro Tag × 5 Tage + 6 Paar = 21 Paar. Fällt der Bestand der braunen Stiefelette auf 21, bestellst du.

Für ein paar typische Artikel könnte das so aussehen:

Nur Beispielzahlen. Auf ganze Stück aufrunden.

Schau dir die Stofftasche an: Sie verkauft sich schlechter als die Stiefelette, hat wegen der langen Lieferzeit aber einen höheren Meldebestand. Genau solche Artikel sind dann „plötzlich“ weg.

Wie viel solltest du nachbestellen?

Der Meldebestand sagt dir, wann du bestellst. Die Bestellmenge sagt dir, wie viel. Am einfachsten: Leg fest, wie viele Tage eine Bestellung reichen soll, und multipliziere.

Bestellmenge = Tagesabsatz × Tage, die eine Bestellung reichen soll

Rechenbeispiel. Jede Stiefeletten-Bestellung soll zwei Wochen reichen: 3 × 14 = 42 Paar. Liegst du beim Bestellen schon unter dem Meldebestand, rechne die Differenz dazu.

Dann prüfst du das Ergebnis gegen vier praktische Grenzen: Mindestbestellmenge und Packungsgröße des Lieferanten, das gebundene Geld, deinen Platz und die Dauer der Saison. Bei Mode mit kurzer Saison bestellst du lieber kleiner und öfter.

Reichweite: die eine Zahl für jede Woche

Du musst nicht jede Woche alles neu berechnen. Teile für deine Bestseller den Bestand durch den Tagesabsatz und vergleiche das Ergebnis mit der Lieferzeit:

Beispielzahlen.

Sortiere die Liste nach Reichweite, die kleinste zuerst. Was weniger Reichweite hat als Lieferzeit, ist leer, bevor eine neue Lieferung da sein kann: heute bestellen und nach einer schnelleren Option suchen. Was den Meldebestand erreicht oder unterschritten hat, kommt auf die Bestellung dieser Woche.

Und Größen, Farben und Varianten?

Bei Schuhen und Mode geht selten das Modell aus, sondern die Größen. Zwei praktische Wege:

• Meldebestand pro Variante für deine wichtigsten Modelle: Wende dieselbe Formel auf den Tagesabsatz jeder einzelnen Größe an.
• Deine Größenverteilung für alles andere. Zeigt die Verkaufshistorie eines Modells, dass die Größen 38 bis 40 am besten laufen, teil die Bestellung genauso auf, statt einen gleichmäßigen Größenlauf zu ordern.

Achte auf lückenhafte Größenläufe: ein Modell, das noch 15 Paar im Bestand zeigt, alle in Größen, nach denen niemand fragt. Für die Nachbestellung zählst du sie als null.

Welche Fehler solltest du vermeiden?

• Die Lieferzeit des Lieferanten verwenden statt deiner echten.
• Den Tagesabsatz über ausverkaufte Tage rechnen, wodurch Bestseller langsamer wirken, als sie sind.
• Offene Bestellungen vergessen und doppelt bestellen.
• Den Meldebestand einmal festlegen und nie wieder anfassen. Prüf ihn monatlich für Bestseller und vor jeder Saisonspitze.
• Alle Artikel gleich behandeln. In vielen Läden bringt eine kleine Gruppe von Artikeln einen großen Teil des Umsatzes. Gib diesen die genaue Behandlung und dem Rest eine einfache Regel.

Eine 15-Minuten-Routine für jede Woche

1. Zieh die Verkäufe der letzten Woche für deine 20 wichtigsten Artikel.
2. Aktualisiere Bestand und offene Bestellungen.
3. Berechne für jeden Artikel die Reichweite.
4. Bestelle alles, was den Meldebestand erreicht oder unterschritten hat (mit eingerechnetem Bestellrhythmus, wenn du nur wöchentlich bestellst, siehe Schritt 2). Bei allem mit weniger Reichweite als Lieferzeit: Lieferanten anrufen oder eine schnellere Option suchen.
5. Notiere, was ansteht (ein Markt, ein Feiertag, ein Kälteeinbruch), und erhöhe den Sicherheitsbestand für die betroffenen Artikel.

Wie hilft Fluent beim Meldebestand?

Das alles hängt an zwei Zahlen, die stimmen müssen: Verkäufe und Bestand. In Fluent Retail bleiben Produkt- und Verkaufsdaten verbunden, sodass dein Bestand jeden Verkauf kennt und du siehst, was sich bewegt und welche Artikel Aufmerksamkeit brauchen. Fluent AI übernimmt den ersten Durchgang der Wochenprüfung, wann immer du fragst: Der KI-Assistent listet die Artikel, die beim aktuellen Tempo in etwa einer Woche ausgehen, die Bestseller kurz vor ihrem Meldebestand und die Ware, die seit 30 Tagen oder länger nicht verkauft wurde, jeweils mit den Verkaufs- und Bestandszahlen dahinter. Muss etwas nachbestellt werden, geht er einen Schritt weiter. Das Beispiel von Fluent AI auf unserer Website rechnet genau das durch: 8 Stück übrig, etwa 3 pro Tag verkauft, rund 2,7 Tage Reichweite und ein Nachbestellentwurf, den du bestätigst, einschließlich Lieferant und Liefertermin, bevor irgendetwas versendet wird. Es nutzt Beispieldaten; in einer kurzen Demo schauen wir uns an, wie es mit deinen Artikeln funktionieren würde. Wie ein Kassensystem Verkäufe und Bestand überhaupt erst zusammenbringt, erklärt unser Ratgeber Was ist ein Kassensystem?.