Kassenpflicht 2028: Was auf kleine Betriebe zukommt und wie du dich vorbereitest

Die Kassenpflicht 2028 ist geplant, aber noch kein Gesetz. Nach dem Gesetzentwurf der Bundesregierung sollen Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz im Jahr künftig eine elektronische Kasse mit TSE nutzen. Die offene Ladenkasse fiele für sie weg. Ausgenommen wäre, wer weniger als 12.000 € im Jahr bar einnimmt. Den Papierbon soll ab 1. Januar 2028 ein digitaler Beleg ersetzen.

Was steht im Gesetzentwurf zur Kassenpflicht 2028?

Das Vorhaben hat zwei Teile: eine Kassenpflicht für umsatzstärkere Betriebe und den digitalen Beleg statt Papierbon. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat im August 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt, das Bundeskabinett hat den überarbeiteten Gesetzentwurf am 23. September 2026 beschlossen (BMF-Pressemitteilung vom 23.09.2026 (öffnet in einem neuen Tab)). Fachleute sprechen vom Zweiten Kassengesetz, in den Medien ist oft von der Registrierkassenpflicht für Deutschland die Rede.

Das BMF begründet die Pläne mit dem Kampf gegen Steuerhinterziehung. Offene Ladenkassen, also Geldkassetten mit handschriftlichen oder gar keinen Aufzeichnungen, seien anfällig für Missbrauch. Der digitale Beleg soll Papier und Bürokratie sparen. Wer trotz Kassenpflicht keine Kasse mit TSE nutzt oder keinen Beleg bereitstellt, begeht laut Entwurf eine Ordnungswidrigkeit.

Seit 9. Oktober 2026 liegt der Entwurf dem Bundesrat vor, als besonders eilbedürftig gekennzeichnet (Bundesrat, Drucksache 585/26 (öffnet in einem neuen Tab)). Danach berät der Bundestag, am Ende muss der Bundesrat zustimmen. Laut IHK Hannover (öffnet in einem neuen Tab) soll das Verfahren am 18. Dezember 2026 abgeschlossen sein. Das ist ein Zeitplan, kein fester Termin, und Details können sich bis dahin noch ändern.

Wer ist von der Kassenpflicht betroffen?

Nach dem Entwurf jeder Betrieb, dessen Gesamtumsatz im Kalenderjahr über 100.000 € liegt. Gemeint ist der ganze Umsatz, egal ob bar, mit Karte oder per Überweisung bezahlt. Ausgenommen ist, wer im Jahr weniger als 12.000 € bar einnimmt (BMF, Digitale Kassen und das Ende der Papierbons (öffnet in einem neuen Tab)).

Wichtig ist, was als bar gilt. Laut IHK Köln (öffnet in einem neuen Tab) sind das Scheine und Münzen, aber auch Gutscheine und Aufladekarten. Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte zählen nicht. Ein Café, in dem fast alle mit Girocard oder Handy zahlen, kann also über 100.000 € Umsatz liegen und trotzdem unter die Ausnahme fallen.

Und welches Jahr zählt? Laut IHK Köln soll ab 1. Januar 2028 kassenpflichtig sein, wer die Grenzen schon 2026 überschreitet. Wer sie erst später zum ersten Mal überschreitet, wäre grundsätzlich ab dem 1. Juli des Folgejahres kassenpflichtig. Manche Ratgeber nennen noch 2027 und den 1. April. Das stammt aus dem Referentenentwurf vom August. Weitere Ausnahmen soll das BMF per Rechtsverordnung regeln können, laut Pressemitteilung etwa für Vertrauenskassen auf Selbsternte-Feldern oder die Direktvermarktung auf dem Hof. Festgelegt ist dazu noch nichts.

Vier Rechenbeispiele, frei erfunden, nach den Grenzen des Entwurfs:

Arbeitest du schon mit einer elektronischen Kasse, brauchst du dafür bereits heute eine TSE. Für dich ändert sich 2028 vor allem der Beleg.

Was ändert sich 2028 beim Kassenbon?

Der Bon wird digital. Heute muss jede elektronische Kasse zu jedem Verkauf einen Beleg erstellen und anbieten, auf Papier oder mit Zustimmung der Kundschaft elektronisch (BMF-FAQ zur Belegausgabepflicht (öffnet in einem neuen Tab)). Ab 1. Januar 2028 soll an die Stelle dieser Bonpflicht eine elektronische Belegbereitstellung treten.

Wie der digitale Kassenbon zur Kundschaft kommt, lässt der Entwurf offen. Im Vordergrund steht beim BMF ein QR-Code auf dem Kassendisplay, den man ohne App des Geschäfts scannen kann. Die IHK Hannover nennt außerdem NFC, Download-Link, E-Mail und Kundenkonto. Daneben sieht der Entwurf vor:

• Kein Zwang für die Kundschaft. Niemand muss den elektronischen Beleg annehmen oder abrufen.
• Papier auf Wunsch. Wer ausdrücklich einen Papierbeleg verlangt, bekommt ihn weiterhin. Laut IHK Köln bleibt der Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB bestehen.
• Waagen dürfen länger drucken. Kassen mit integrierter eichrechtlicher Waage, etwa an der Käsetheke, in der Metzgerei oder im Hofladen, sollen bis 31. Dezember 2032 weiter Papierbelege ausgeben dürfen (IHK Köln).

Von einer „Abschaffung der Bonpflicht“, wie oft zu lesen ist, kann also keine Rede sein. Der Beleg bleibt, er kommt nur in der Regel digital. Für die offene Ladenkasse gilt die Belegpflicht heute nicht. Wer von der Geldkassette auf eine Kasse umsteigt, hat damit zwei neue Pflichten: TSE und Beleg.

Was gilt für die offene Ladenkasse bis 2028?

Eine offene Ladenkasse ist eine Geldkassette oder Schublade ohne Elektronik, die Einnahmen hältst du von Hand fest. Typisch ist sie für Kiosk, Späti, Imbiss, Marktstand oder Hofladen. Bis die Kassenpflicht greift, darf jeder Betrieb so arbeiten, ganz ohne Belegpflicht (BMF-FAQ). Ordentlich aufzeichnen musst du trotzdem:

• Kassenbericht an jedem Geschäftstag. Wer nicht jeden Verkauf einzeln notiert, rechnet die Tageseinnahmen abends rückwärts aus: vom gezählten Bargeld bei Geschäftsschluss über Anfangsbestand, Ausgaben und Entnahmen (IHK Darmstadt, Offene Ladenkasse (öffnet in einem neuen Tab)).
• Einzelaufzeichnung bleibt die Regel. Darauf verzichten darfst du nur, wenn du Waren gegen Bargeld an viele Kundinnen und Kunden verkaufst, die du nicht kennst (§ 146 Abs. 1 AO).
• Kassen-Nachschau. Das Finanzamt darf unangekündigt in deine Kasse schauen, auch bei der offenen Ladenkasse (§ 146b AO).

Wann lohnt sich der Umstieg schon vor 2028?

Liegst du über den Grenzen, steigst du ohnehin um, am besten in einer ruhigen Phase 2027. Aber auch ohne Pflicht kann sich eine Kasse lohnen, wenn dich die Abrechnung an der Geldkassette jeden Abend viel Zeit kostet.

Früher umzusteigen lohnt sich vor allem in diesen Fällen:

• Du liegst klar über beiden Grenzen. Dann kommt die Pflicht ohnehin. Der 1. Januar 2028 liegt direkt hinter dem Weihnachtsgeschäft, und eine neue Kasse führt man besser nicht im Dezember ein.
• Viele zahlen mit Karte. Dann gleichst du jeden Abend Kassenbericht und Terminal-Abrechnung ab. Eine Kasse trennt beides von selbst.
• Mehrere Leute kassieren. Die Kasse zeigt, wer was verkauft hat, und Differenzen beim Kassensturz lassen sich zuordnen.
• Du willst wissen, was sich verkauft. Bestseller, Ladenhüter und Stoßzeiten zeigt dir die Kasse auf einen Blick.

Liegst du dagegen deutlich unter den Grenzen, hast wenige Artikel und kassierst fast nur bar, kommst du mit einem sauber geführten Kassenbericht gut zurecht.

Wie bereitest du dich auf die Kassenpflicht vor?

Zuerst kommen deine Zahlen. Sobald der Abschluss für 2026 steht, weißt du, ob du über den Grenzen liegst. Wenn ja, brauchst du eine Kasse mit zertifizierter TSE, die Kassenmeldung beim Finanzamt und einen Weg für den digitalen Beleg.

Kasse mit TSE. Jede elektronische Kasse in Deutschland muss durch eine zertifizierte TSE geschützt sein, die jeden Vorgang signiert (§ 146a AO (öffnet in einem neuen Tab), Kassensicherungsverordnung). Die TSE gibt es als Hardware, etwa als USB-Stick oder SD-Karte, oder als Cloud-TSE. Wie Kasse, TSE und Kartenterminal zusammenspielen, erklärt unser Grundlagenartikel Was ist ein Kassensystem?. Für Café und Imbiss findest du die Details im Ratgeber Kassensystem Gastronomie.

Kassenmeldung. Eine neue elektronische Kasse meldest du dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach der Anschaffung, über Mein ELSTER oder eine Software mit ERiC-Schnittstelle (§ 146a Abs. 4 AO). Das gilt auch für gemietete oder geleaste Kassen, und ebenso meldest du, wenn du eine Kasse außer Betrieb nimmst (IHK Darmstadt, Meldung von Kassensystemen (öffnet in einem neuen Tab)).

Digitaler Beleg. Teste vor 2028, wie der Beleg zur Kundschaft kommt und wie schnell du Papier zur Hand hast, wenn jemand danach fragt. Den Bondrucker behältst du deshalb vorerst.

Die Schritte im Überblick:

Rechtliche Angaben: Stand Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Fall sprich mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.

Wie hilft dir Fluent beim Umstieg?

Mit Fluent führst du deinen Betrieb in einem System, die Kasse eingeschlossen. Fluent gibt es in ganz Europa, auch in Deutschland. Für Kiosk, Späti, Hofladen und Laden ist Fluent Retail gedacht, für Café und Imbiss Fluent Restaurant, für den Friseursalon Fluent Booking.

• Kasse im Browser. Fluent ist eine Web-App und läuft auf Tablet, Laptop oder Handy, ohne Installation.
• Cloud-TSE über fiskaly. Jeder Verkauf wird über unseren Partner fiskaly mit einer zertifizierten Cloud-TSE nach KassenSichV signiert. Einen USB-Stick oder eine SD-Karte brauchst du nicht.
• Kassenmeldung und Export. Die Meldung über ELSTER und der DSFinV-K-Export für Finanzamt und Steuerbüro laufen ebenfalls über fiskaly.
• Beleg per E-Mail. Fluent verschickt Belege schon heute per E-Mail. Was ab 2028 genau verlangt wird, legt erst das fertige Gesetz fest.
• Bar und Karte getrennt. Kartenzahlungen laufen über Partner wie SumUp, je nach Land und Einrichtung, und jeder Verkauf ist seiner Zahlungsart zugeordnet. Fluent AI, der KI-Assistent in Fluent, beantwortet Fragen wie „Wie viel haben wir seit Januar bar eingenommen?“. So siehst du, wo du bei der 12.000-€-Grenze stehst.
• Standard-Hardware. Fluent ist auf gängige Bondrucker, Scanner und Kassenladen ausgelegt. Welche deiner Geräte passen, klären wir in der Demo.

Fluent braucht eine Internetverbindung, einen Offline-Modus gibt es nicht. Auch die Cloud-TSE braucht Netz. Ein mobiler Hotspot als Ersatz ist deshalb sinnvoll, gerade im Hofladen auf dem Land.

Die Preise findest du auf der Fluent-Preisseite. Oder du buchst eine 15-minütige Demo per WhatsApp, Telefon oder Google Meet und siehst dir den Umstieg am Beispiel deines Betriebs an.