Kassensystem Gastronomie: Was deine Gastro-Kasse 2026 können muss

Ein Kassensystem für die Gastronomie muss mehr können als kassieren: Tische verwalten, Bons an Küche und Bar schicken, Rechnungen teilen, Trinkgeld pro Person erfassen und jeden Vorgang mit einer zertifizierten TSE absichern. Hier liest du, worauf es im Service ankommt, welche Pflichten gelten, was eine Gastro-Kasse wirklich kostet und wie du Angebote vergleichst.

Was muss ein Kassensystem in der Gastronomie können?

Es muss den Weg einer Bestellung abbilden, vom Tisch über die Küche bis zum Beleg. Spiel das an einem Freitagabend durch: Tisch 4 bestellt Getränke und zwei Hauptgerichte, am Ende zahlt der eine mit Karte, die andere bar, und Aylin im Service bekommt Trinkgeld.

Tische, Räume und QR-Bestellung

Auf dem Tischplan siehst du Gastraum, Terrasse und Nebenzimmer mit allen offenen Tischen. Die Bestellung hängt am Tisch, nicht an einem Zettel in der Schürze.

Mit QR-Bestellung scannen Gäste den Code auf dem Tisch, bestellen aus der Speisekarte mit Fotos und zahlen selbst. Das entlastet den Service in der Stoßzeit, ersetzt aber nicht die Beratung zu Wein oder Allergenen.

Gänge, Bons und Küchenmonitor

Getränke gehen automatisch an die Bar, Speisen in die Küche. Mit Gängen bonierst du Vorspeise und Hauptgang auf einmal, und die Küche weiß, was zuerst raus muss. Ein Küchenmonitor ersetzt oder ergänzt den Bondrucker: Statt Zettel an die Bonleiste zu klemmen, sieht die Küche auf dem Bildschirm, was noch offen ist.

Rechnung teilen, gemischt zahlen, Trinkgeld

„Zusammen oder getrennt?“ fragt der Service in Deutschland an fast jedem Tisch. Die Kasse muss nach Positionen, zu gleichen Teilen oder nach Betrag teilen können und auf derselben Rechnung Karte und bar annehmen.

Trinkgeld gibt der Gast beim Bezahlen an, die Kasse ordnet es der Person zu, die bedient hat. So stimmt die Auszahlung am Schichtende. Freiwilliges Trinkgeld von Gästen ist für Angestellte steuerfrei, für dich als Inhaberin oder Inhaber nicht (§ 3 Nr. 51 EStG (öffnet in einem neuen Tab), IHK Essen zum Trinkgeld (öffnet in einem neuen Tab), Stand: Oktober 2026). Läuft Trinkgeld per Karte über dein Konto, halte es getrennt vom Umsatz fest, damit Kassenbestand und Auszahlung stimmen.

Außer Haus: Abholung und Lieferung

Im Imbiss und in der Pizzeria kommt ein Teil der Bestellungen per Telefon. Die Kasse sollte Abholbestellungen mit Name, Telefonnummer und Abholzeit aufnehmen und die Bestellnummer auf einem Abholbildschirm zeigen. Wer selbst ausliefert, braucht eine Fahreransicht mit Adresse und Telefonnummer und eine Seite, auf der Gäste ihre Bestellung verfolgen.

Auswertung und Tagesabschluss

Nach Feierabend willst du wissen, wie viel bar und mit Karte reinkam, was gut lief und wer wie viel Trinkgeld bekommen hat. Dazu kommt der Tagesabschluss mit gezähltem Bargeld und Z-Bon. Eine gute Gastro-Kasse rechnet das für dich zusammen.

Was davon am meisten zählt, hängt vom Betrieb ab:

Welche Pflichten gelten für die Kasse in der Gastronomie?

In Deutschland gibt es Stand Oktober 2026 keine allgemeine Kassenpflicht. Wer aber elektronisch kassiert, muss diese Regeln kennen. Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung; sprich mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.

• TSE nach KassenSichV. Jede elektronische Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Vorgang signiert (§ 146a AO). Sie darf als Hardware oder in der Cloud laufen (Anwendungserlass des BMF zu § 146a AO (öffnet in einem neuen Tab)). Frag gerade im Tischbetrieb, wie das System lange offene Tische, Zwischenrechnungen und Tischwechsel absichert.
• Belegausgabe. Zu jedem Verkauf gibst du einen Beleg aus, auf Papier oder elektronisch, etwa per E-Mail oder QR-Code. Dem elektronischen Beleg muss der Gast zustimmen, das geht auch stillschweigend. Mitnehmen muss ihn niemand (BMF-FAQ zur Belegausgabepflicht (öffnet in einem neuen Tab)).
• Kassenmeldung. Jede neue Kasse und jede Außerbetriebnahme meldest du innerhalb eines Monats über ELSTER, per Formular in Mein ELSTER oder über die Schnittstelle deines Kassenanbieters. E-Mail oder Papier zählen nicht (IHK Rhein-Neckar (öffnet in einem neuen Tab)). Beim Kassenwechsel meldest du also die neue Kasse an und die alte ab.
• Bewirtungsbelege. Kassierst du elektronisch, kann ein Gast sein Geschäftsessen nur mit einer maschinell erstellten, mit TSE abgesicherten Rechnung als Betriebsausgabe absetzen. Eine handgeschriebene Quittung reicht dann nicht (BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (öffnet in einem neuen Tab)).

Ab 2028 könnte mehr kommen: Ein Gesetzentwurf, den das Bundeskabinett am 23. September 2026 beschlossen hat, sieht eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz vor, dazu den digitalen Beleg statt des Papierbons (BMF-Pressemitteilung vom 23.09.2026 (öffnet in einem neuen Tab)). Noch ist das kein Gesetz. Was der Entwurf für dich bedeutet, steht in unserem Artikel zur Kassenpflicht 2028.

Registrierkasse Gastronomie: Was gilt in Österreich?

In Österreich brauchst du eine Registrierkasse ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 € im Jahr übersteigen (§ 131b BAO). Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort zählen als bar (WKO, Registrierkassenpflicht (öffnet in einem neuen Tab)). Jeder Beleg wird nach RKSV signiert, und seit 1. Oktober 2026 darfst du ihn unabhängig vom Betrag digital übergeben, etwa per QR-Code oder E-Mail (BMF Österreich, Elektronischer Beleg (öffnet in einem neuen Tab)). Mehr dazu in unserem Artikel zur Registrierkasse in Österreich.

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?

Mehr, als der Softwarepreis verrät. Vergleiche vier Kostenarten über mindestens 24 Monate.

Dazu kommen Einrichtung und Vertrag: deine Zeit für Speisekarte und Einarbeitung, die Laufzeit und die Frage, ob du deine Daten mitnehmen kannst.

Ein Rechenbeispiel, frei erfunden: Ein Café nimmt im Monat 20.000 € mit Karte ein. Bei 1,0 % Gebühr zahlt es 200 € im Monat, bei 1,3 % sind es 260 €. Über 24 Monate sind das 1.440 € Unterschied, ein um 30 € günstigeres Abo spart in derselben Zeit nur 720 €. Und weil die Gebühr auf den ganzen Kartenbetrag fällt, zahlst du sie auch aufs Trinkgeld.

Cloud-Kasse oder lokale Kasse: Was passiert ohne Internet?

Die Cloud-Kasse ist bequemer, die lokale Kasse läuft ohne Netz weiter.

Fluent ist eine Cloud-Kasse ohne Offline-Modus: Fällt das Internet aus, kannst du mit Fluent erst wieder kassieren, wenn die Verbindung steht. Auch eine Cloud-TSE braucht Netz. Halte deshalb einen mobilen Hotspot bereit, etwa ein Handy mit genug Datenvolumen. Frag jeden Anbieter, wie ein Ausfall von Internet oder TSE dokumentiert wird, und kläre das mit deinem Steuerbüro.

Checkliste: Wie vergleichst du Angebote für deine Gastro-Kasse?

Nimm zwei oder drei Systeme in die engere Wahl und lass dir in jeder Demo einen ganzen Tisch zeigen, vom Bonieren bis zum Beleg.

Wo passt Fluent Restaurant?

Viele Betriebe arbeiten mit Kasse, Dienstplan-App, Bestandsliste und einem Ordner für Lieferscheine, und abends trägt jemand die Zahlen zusammen. Fluent Restaurant bringt das in ein System: Der Verkauf an Tisch 4 bucht die Zutaten ab, zählt zu Aylins Trinkgeld und landet in der Auswertung. Fluent gibt es für Restaurants, Cafés und Imbisse in ganz Europa, auch in Deutschland und Österreich. Gemessen an der Checkliste:

• Service und Bezahlen. Speisekarte mit Fotos, Tische und Räume, Gänge, Bons nach Kategorie an Küchenmonitor oder Drucker. Rechnung teilen nach Positionen, zu gleichen Teilen oder nach Betrag, mehrere Zahlarten auf einer Rechnung, Trinkgeld pro Person, Belege gedruckt oder per E-Mail. Kartenzahlungen laufen über Partner wie SumUp, je nach Land und Einrichtung.
• Am Tisch und außer Haus. QR-Bestellung und Bezahlung am Tisch, Bestellnummern mit Abholbildschirm, Telefonbestellungen mit Kundenkarte und Abholzeit, Fahreransicht und Bestellverfolgung für die eigene Lieferung.
• TSE und Finanzamt über unseren Partner fiskaly. In Deutschland sichert eine zertifizierte Cloud-TSE nach KassenSichV jeden Verkauf, dazu kommen DSFinV-K-Export und Kassenmeldung über ELSTER. In Österreich werden die Belege nach RKSV signiert, mit QR-Code und FinanzOnline-Registrierung.
• Rezepte, Bestand und Team. Jeder verkaufte Teller bucht seine Zutaten laut Rezept in Gramm ab, Lieferungen erfasst du im Wareneingang. Den Dienstplan erstellst du im selben System, auf Wunsch synchron mit Google Kalender.
• Fluent AI. Frag Fluent AI, den KI-Assistenten in Fluent: „Wann waren diese Woche unsere Stoßzeiten?“, „Wie viel Trinkgeld hatte Aylin im Oktober?“, „Welche Zutaten gehen bald aus?“ Die Antwort kommt aus deinen eigenen Zahlen. Bald kommt dazu: Fluent AI entwirft Dienstplan und Lieferantenbestellung samt Liefertermin und bezieht dabei Wetter, Veranstaltungen in der Nähe und Lieferantenpreise ein. Nichts wird verschickt oder geändert, bevor du bestätigst.
• Geräte. Fluent läuft als Web-App im Browser auf Tablet, Computer oder Handy und ist auf gängige Kartenterminals, Bondrucker und Kassenschubladen ausgelegt. Deine Geräte prüfen wir in der Demo.

Neben dem fehlenden Offline-Modus gibt es eine zweite Grenze: keine Anbindung an DATEV oder andere Buchhaltungsprogramme. Fürs Steuerbüro gibt es eine USt-Übersicht.

Was Fluent kostet, steht auf der Preisseite. Oder buch eine 15-minütige Demo per WhatsApp, Telefon oder Google Meet und bring deine Speisekarte mit.