Registrierkasse Österreich 2026: Pflicht, RKSV, e-Beleg und Signaturkarten-Tausch

Ob du in Österreich eine Registrierkasse brauchst, entscheiden zwei Zahlen: 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 € Barumsatz, Bankomatkarte inklusive. Dann muss deine Kassa jeden Beleg nach RKSV signieren. Neu seit 1. Oktober 2026: Den Kassabon darfst du auch digital ausgeben.

Alle Angaben: Stand Oktober 2026. Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung; sprich mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.

Wer braucht in Österreich eine Registrierkasse?

Jeder Betrieb, der zwei Grenzen gleichzeitig überschreitet (§ 131b BAO; WKO, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (öffnet in einem neuen Tab)):

• Jahresumsatz ab 15.000 € netto je Betrieb, und
• Barumsätze über 7.500 € netto im Jahr.

Barumsatz heißt nicht nur Bargeld. Auch Bankomat- und Kreditkarte vor Ort gelten als bar, Überweisungen, PayPal und Zahlungen im Onlineshop dagegen nicht (WKO-FAQ (öffnet in einem neuen Tab)). Wer fast nur mit Karte kassiert, ist also schnell drüber, auch als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer.

Die Pflicht beginnt nicht sofort, sondern mit dem vierten Monat nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem du beide Grenzen zum ersten Mal überschritten hast. Ein Beispiel: Lena macht sich im Jänner mit einem kleinen Nagelstudio in Graz selbständig und ist im Mai über beiden Grenzen. Gibt sie die UVA monatlich ab, braucht sie die Kassa ab 1. September. Ist ihr Voranmeldungszeitraum das Quartal, endet er am 30. Juni, und die Pflicht beginnt mit 1. Oktober.

Wer trotz Pflicht ohne Kassa arbeitet, riskiert laut WKO bis zu 5.000 € Strafe, bei systematischer Manipulation bis zu 25.000 €. Außerdem kann das Finanzamt die Umsätze schätzen.

Welche Ausnahmen gibt es, etwa am Kirtag?

Die wichtigste ist die Kalte-Hände-Regelung für Umsätze im Freien, also von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen und Plätzen, nicht aber in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen. Ein Stand gilt laut WKO als „im Freien“, wenn er an mindestens einer Seite ab Verkaufshöhe offen ist und sich während der Öffnungszeiten nicht schließen lässt: die Maroni- oder Punschhütte am Christkindlmarkt, die Bude am Kirtag. Der Verkauf direkt vor dem eigenen Geschäftslokal zählt in der Regel nicht (WKO, Weihnachts-, Punsch- und Maronistände (öffnet in einem neuen Tab)).

Seit 1. Jänner 2026 liegt die Grenze bei 45.000 € netto im Jahr, vorher waren es 30.000 €. Darunter brauchst du für diese Umsätze weder Kassa noch Beleg, die Tageslosung ermittelst du per Kassasturz. Es zählen nur die Umsätze im Freien, die von mehreren Ständen zusammen.

Eigene Ausnahmen bis 45.000 €, hier für den ganzen Betrieb gerechnet, nennt die WKO für:

• Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten,
• Buschenschanken, die höchstens an 14 Tagen im Jahr ausg'steckt haben,
• Kantinen gemeinnütziger Vereine, die an höchstens 52 Tagen im Jahr offen haben.

Auch kleine Vereinsfeste bis 72 Stunden im Jahr können unter weiteren Bedingungen befreit sein. Und der Würstelstand? Ein Kiosk mit Verkaufsfenster ist meist kein Verkauf im Freien. Klär das vorher mit deiner Steuerberatung.

Belegerteilungspflicht: Was muss auf dem Beleg stehen?

Einen Beleg stellst du bei jedem Barumsatz aus, ab dem ersten Euro und auch dann, wenn du noch keine Registrierkasse brauchst (§ 132a BAO). Er enthält mindestens:

• Name des Unternehmens, fortlaufende Nummer und Datum,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Leistung,
• den Betrag.

Mit Registrierkasse kommen Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit, die Beträge nach Steuersätzen und ein maschinenlesbarer Code dazu, meist ein QR-Code. Sammelbegriffe wie „Speisen“ oder „Lebensmittel“ reichen nicht. Händler dürfen ihre Waren unter Umständen in bis zu 15 Warengruppen zusammenfassen; diese Erleichterung gilt seit 2026 unbefristet (BMF, Neuerungen 2026 (öffnet in einem neuen Tab)). Eine Durchschrift oder elektronische Kopie jedes Belegs hebst du sieben Jahre auf.

Was ändert der e-Beleg seit 1. Oktober 2026?

Du darfst den Beleg jetzt digital ausgeben, unabhängig vom Betrag. Laut BMF auf zwei Wegen:

• per E-Mail oder App an die Kundschaft,
• zum Mitnehmen vor Ort, etwa als QR-Code auf einem Bildschirm, der zur Kundschaft gerichtet ist, so lange, dass sie den Beleg beim Bezahlen ohne Ortswechsel mitnehmen kann.

Anbieten musst du ihn von dir aus, das BMF spricht von einer Bringschuld. Papier bleibt ein Recht: Kundschaft und Finanzbehörde können jederzeit einen Papierbeleg verlangen, gleich nach dem Bezahlen oder später bis Geschäftsschluss (BMF, Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme (öffnet in einem neuen Tab)). In den ersten Wochen kontrolliert das Amt für Betrugsbekämpfung schwerpunktmäßig, ob der digitale Beleg richtig weitergegeben wird, besonders in bargeldintensiven Branchen (BMF-Pressemeldung, September 2026 (öffnet in einem neuen Tab)).

Im Beisl heißt das: Den Bon kurz am Kellnerhandy herzeigen und wieder einstecken ist riskant. Schick ihn per E-Mail oder lass den QR-Code am Kundendisplay stehen, bis der Gast gescannt hat. Und der Bondrucker bleibt in Reichweite.

Wie funktioniert die Sicherheitseinrichtung nach RKSV?

Seit 1. April 2017 signiert eine Sicherheitseinrichtung jeden Beleg und verkettet ihn mit dem vorigen, sodass nachträgliche Änderungen auffallen (Registrierkassensicherheitsverordnung im RIS (öffnet in einem neuen Tab)). Alle Belege landen im Datenerfassungsprotokoll (DEP). Das DEP muss sich jederzeit exportieren lassen, etwa wenn die Finanz bei einer Nachschau danach fragt, und du sicherst es mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium (WKO, FAQ Technik (öffnet in einem neuen Tab)).

Die Signatur kommt aus einer von zwei Quellen:

Wie meldest du die Registrierkasse in FinanzOnline an?

In fünf Schritten, wie sie das BMF-Handbuch Registrierkassen in FinanzOnline (öffnet in einem neuen Tab) beschreibt:

1. Sicherheitseinrichtung in Betrieb nehmen: Signaturkarte einstecken oder Online-Signatur einrichten.
2. In FinanzOnline registrieren: zuerst die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit, dann die Kassa. Das kann auch deine Steuerberatung erledigen; ohne Internetzugang gibt es das Formular RK1.
3. Startbeleg prüfen: Den QR-Code des ersten Belegs scannst du mit der BMF Belegcheck-App, die du mit einem Code aus FinanzOnline freischaltest.
4. Kassieren: Jeder Beleg trägt Signatur und QR-Code, am Monatsende kommt ein Monatsbeleg dazu.
5. Jahresbeleg prüfen: Der Monatsbeleg Dezember ist dein Jahresbeleg. Ausdrucken, mit der App prüfen, sieben Jahre aufbewahren (WKO, Prüfung des Jahresbelegs (öffnet in einem neuen Tab)). Saisonbetriebe dürfen ihn zum Saisonende erstellen.

Schickt deine Kassensoftware Start- und Jahresbeleg selbst über die Webservice-Schnittstelle an FinanzOnline, entfällt laut WKO der Scan mit der App. Die Fristen:

Signaturkarte tauschen bis Mai 2027: Bist du betroffen?

Wahrscheinlich, wenn deine Kassa mit einer Karte signiert, die vor dem Sommer 2025 gekauft wurde. Die Zertifizierung für ACOS-ID 2.1 wurde wegen einer Sicherheitslücke nicht verlängert, die für CardOS 5.3 läuft spätestens mit 21. Mai 2027 aus. Bis dahin muss die neue Karte in der Kassa eingerichtet sein (BMF, Ablauf der RKSV-Signaturkarten (öffnet in einem neuen Tab)). Nicht betroffen sind die seit Sommer 2025 verkauften Karten vom Typ ACOS-ID 4.1 sowie Online- und HSM-Lösungen (WKO, Ablauf der RKSV-Signaturkarten (öffnet in einem neuen Tab)).

Der Tausch ist überschaubar: neue Karte über deinen Kassenhändler besorgen, in der Kassa einrichten, in FinanzOnline registrieren und die alte abmelden. Die Kassa selbst musst du laut WKO nicht neu anmelden. Warte trotzdem nicht bis zum Frühjahr; kurz vor Fristende wird es bei Händlern und Technikern eng.

Musst du ohnehin an die Kassa, kannst du auch gleich über eine Signatur aus der Cloud nachdenken. Der Dienst SIGN AT unseres Partners fiskaly, über den Fluent signiert, läuft laut fiskaly vollständig in der Cloud und braucht keine Hardware (fiskaly SIGN AT (öffnet in einem neuen Tab)).

Welche Registrierkasse passt zu deinem Betrieb?

Erst die Pflichten, dann der Alltag. Diese Fragen stellst du jedem Anbieter, bevor du unterschreibst:

Im Beisl, im Kaffeehaus oder beim Heurigen zählen auch Tische, Küchenbons und Trinkgeld; was die Gastro-Kassa da können sollte, steht in Kassensystem Gastronomie. Die Grundlagen erklärt Was ist ein Kassensystem?.

Was tun, wenn Kassa oder Internet ausfallen?

Fällt die Sicherheitseinrichtung aus, darfst du weiter kassieren: Der Beleg trägt den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, nach der Behebung erstellst du einen Sammelbeleg. Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, meldest du Beginn und Ende in FinanzOnline (§ 17 RKSV). Steht die ganze Kassa, schreibst du Belege mit der Hand, behältst die Durchschrift und erfasst sie danach nach.

Online-Signatur und Cloud-Kassa brauchen Internet, und Fluent hat keinen Offline-Modus. Halte eine Ersatzverbindung bereit, etwa den Hotspot am Handy, und probier sie an einem ruhigen Vormittag aus, nicht am letzten Einkaufssamstag vor Weihnachten.

Wo passt Fluent?

Fluent ist ein System für lokale Betriebe in ganz Europa, auch in Österreich: Kassa, Bestand, Kundschaft und Team an einem Ort. Für Greißlerei, Boutique oder Bioladen gibt es Fluent Retail, fürs Beisl und das Kaffeehaus Fluent Restaurant. Gemessen an den Fragen oben:

• RKSV über fiskaly. Die Belege signiert unser Partner fiskaly mit der Cloud-Signatur SIGN AT, in Fluent als Zusatzmodul. Eine Signaturkarte brauchst du dafür nicht.
• QR-Code und e-Beleg. Jeder Beleg trägt den QR-Code; den Kassabon druckst du aus oder schickst ihn per E-Mail.
• FinanzOnline und DEP. Die Registrierung in FinanzOnline und den DEP-Export erledigt Fluent über fiskaly. Wie du das einrichtest, zeigen wir dir in der Demo; verantwortlich für die Meldungen bleibst du.
• Bankomatkarte und Kreditkarte über Partner wie SumUp, je nach Land und Einrichtung.
• Läuft auf deinen Geräten. Fluent ist eine Web-App für Tablet, Laptop oder Handy. Dein Kartenterminal und deinen Bondrucker bestätigen wir dir in der Demo.
• Daten in der Schweiz. Kunden-, Bestell- und Zahlungsdaten liegen auf Schweizer Infrastruktur (AWS, Region Zürich), ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist verfügbar (Vertrauen & Sicherheit).

Die Preise, auch für das RKSV-Zusatzmodul, stehen auf der Preisseite.